Новый отчет СЗВ-ТД

В конце прошлого года Минтруд внес поправки в отчет СЗВ-ТД, который обязывает работодателей подавать информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный фонд. В документе следует фиксировать все важные кадровые случаи: поступление в штат, увольнение с работы и перевод сотрудника на новое место. Также с этого года в отчет заносится информация о формате трудовой книжки работника: электронный (ЭТК) или бумажный вариант.

Мы рассмотрим основные нюансы отчета: сроки подачи, ответственность работодателей, штрафы за несоблюдение регламента. Кроме того, подробно расскажем об алгоритме внедрения ЭТК.

Правовое обоснование

Обновленный документ опирается на обязательства собственников бизнеса информировать ПФР о трудовой деятельности штатного персонала. Форма, правила заполнения, сроки предоставления документа устанавливаются пенсионным фондом.

Информация о работниках

С этого года карточки с данными физлиц в ПФР дополняются сведениями о трудовой деятельности. В этот раздел передается следующая информация:

• наименование фирмы и регистрационный номер страхователя, реквизиты;
• данные о приеме в штат;
• специальность сотрудника, его должность и квалификация;
• информация о переводе на другое место работы, если он произошел;
• информация об увольнении с обоснованием причин такого решения;
• различная кадровая документация по работнику – распоряжения, приказы и прочее;
• сведения о формате трудовой книжки.

Когда следует подавать?

Отчет на сотрудника предоставляется при приеме в штат, смене места работы, выборе формата трудовой книжки, увольнении.

В 2020 году документ следует подавать: до 15-го числа следующего месяца после кадрового события. Важно, если СЗВ-ТД оформляется впервые, то страхователю необходимо предоставить также данные с предыдущего места работы сотрудника.

Если не было кадровых случаев, следует ли информировать фонд? Да, следует. В отчетном документе нужно отразить факт работы персонала на момент 01.01.2020 года. Отчитаться нужно до 15.02.2021 года.

В 2021 и в последующие годы информировать фонд о кадровых событиях следует не позже следующего рабочего дня после оформления трудовых отношений. При переводе или подаче заявления о выборе формы трудовой книжки, отчет предоставляется до 15-го числа последующего за событием месяца.

Как сдавать удаленно?

Если в штате работодателя 25 и более застрахованных лиц, он должен отчитываться в ПФР электронно. Чтобы упростить и ускорить передачу сведений предлагается бесплатная программа на сайте фонда. Отчет визируется электронно-цифровой подписью.

Компании с меньшим штатом застрахованных лиц могут сдавать отчетность в бумажном виде или удаленно.

Штрафные санкции за неподачу

ФЗ №27 устанавливает административную ответственность за неподачу или просрочку предоставления отчета, а также за внесение недостоверных или неполных сведений.

Штрафы за неисполнение требований по КоАП РФ:

• Предприниматели и лица в должности – от 1 000 до 5 000 руб;
• ООО и другие организационные формы – от 30 000 до 50 000 руб;
• За неоднократные нарушения предприниматели штрафуются – от 10 000 до 20 000 руб;
• За неоднократные нарушения юрлица штрафуются – от 50 000 до 70 000 руб.

Вместо штрафных санкций возможны предупреждения или дисквалификации (лица в должности) на период от 1 до 3 лет.

Как сохранить обычную книжку?

С 2027 года планировалось полностью перейти на ЭТК. Однако Минтруд внес поправки:

• бумажные книжки будут вестись на сотрудников с трудоустройством до 2020 года;
• также обычную книжку будут заводить, если работник впервые заключает трудовой контракт в течение этого года.

Однако работодатели уже сейчас должны собирать и подавать сведения в ПФР о трудовой деятельности работников, чтобы создавать электронную базу. С 2021 в отношении сотрудников, которые впервые оформляют трудовой контракт, будут создаваться только ЭТК.

Обязанности работодателя по ЭТК

Минтруд обязал юрлиц и индивидуальных предпринимателей:

1. Предоставлять все данные о деятельности застрахованных лиц в штате. Информацию следует подавать строго по форме и без просрочек.
2. Подавать сведения до 15 февраля 2021 года включительно.
3. Уведомлять работников о новых правилах в связи с внедрением ЭТК, а также предоставлять выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.
4. Корректировать ЛНА и прочие акты в течение года.

Минтруд рекомендует не затягивать с внедрением изменений на своих предприятиях, чтобы своевременно назначить ответственных за подачу нового отчета СЗВ-ТД, провести сбор данных и уведомить всех сотрудников о нововведениях.

Пошаговый алгоритм внедрения ЭТК

Рекомендуем придерживаться следующего порядка действий:

Первый этап – назначьте ответственных лиц. Издайте приказ о назначении сотрудников, ответственных за корректировки в ЛНА и сдачу отчета.

Второй этап – скорректируйте при необходимости должностные инструкции. Нужно изменить инструкции работников, которые будут отвечать за кадровые мероприятия в компании. Например, уведомление сотрудников, выдача бумажной ТК или сбор сведений для оформления ЭТК, подача сведений в ПФР и другие обязанности.

Третий этап – внесите корректировки в распорядок работы. При приеме работника нужно требовать сведения о трудовой деятельности. Если претендент в штат впервые вступает в трудовые отношения, то с 2021 года следует заводить только ЭТК. Работодатель обязан подавать сведения в ПФР о приеме, увольнении, переводе работников в установленные сроки. Кроме того, уведомлять поступающих на работу об их праве выбрать электронный или бумажный формат ТК.

Четвертый этап – уведомите всех штатных сотрудников о нововведениях до 30 июня этого года.

Пятый этап – получите заявления работников о выборе трудовой книжки. Возможно несколько ситуаций: сотрудник хочет оставить бумажную книжку. В этом случае работодатель должен подавать в ПФР данные по новой форме СЗВ-ТД и продолжать заносить информацию в бумажный аналог ТК. Когда работник соглашается перейти на ЭТК, работодатель обязан выдать на руки сотруднику бумажную трудовую книжку с записью: «Работником подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ» и отметить дату подачи. После этого работодателю больше не нужно вести трудовую книжку и хранить ее в архиве.